Parte de Caja y Arqueo

• INTRODUCCIÓN

• CONSULTA PARTE DE CAJA

• REALIZAR PARTE

  • Introducir Movimientos

  • Realizar Arqueo

• CONFIGURACIÓN

  • Propiedades

  • Configuración para el Parte desde el Front Store

• Arqueo. Casos de uso

• Déficits de arqueo

• Configurar informe de caja (Z)

INTRODUCCIÓN

Se describe el proceso de parte de caja y arqueo, que se debe realizar cada día, antes de cerrar la jornada del centro y enviar las ventas a la central.

Al finalizar la venta del día, o de un turno de trabajo, se debe hacer el arqueo y el parte, para cada uno de los TPV donde se ha estado operando.

Este proceso se realiza generalmente desde el Front Store, pero también puede hacerse desde el Back Store.

Si el centro tiene varios TPVs, desde el Back Store se puede efectuar el arqueo y cierre de todas la cajas desde un solo TPV.

El parte de caja es un documento diario del local donde se registran las ventas y los movimientos de entrada y salida de dinero que no sean ventas.

Los Movimientos de entrada pueden ser:

• El saldo inicial en caja antes de comenzar las ventas.

• Las entradas de dinero provenientes de disposiciones del banco y recepciones especiales desde central.

• Otros ingresos del local.

Los movimientos de salida como gastos y pagos realizados durante la jornada:

• Pagos de nómina.

• Regularización de las diferencias de caja.

• Ingresos a banco.

• Envíos a central.

• Retirada a la caja fuerte, etc.

CONSULTA PARTE DE CAJA

La pantalla donde se ejecutan el parte y el arqueo se encuentra en el menú >> Centros > Parte de caja y arqueo.

En la parte superior de la pantalla se puede filtrar la pantalla por Centro y Jornada. La jornada puede tener los siguientes estados “Abierta”, "Cerrada" o "Reabierta”.

• En la tabla de la izquierda, arriba, se muestra un resumen por cajón:

  • Estado de los cajones

  • Nombre de los cajones

  • Ventas por cajón

  • Arqueo

  • Diferencia de arqueo
• En la tabla de la derecha, arriba, se muestran los datos relativos a la venta y arqueo del cajón seleccionado:

  • Código, nombre y estado del cajón

  • Detalles del arqueo por forma de pago:

    • Formas de pago

    • Ventas

    • Arqueo

    • Diferencia

NOTA

Las columnas "Teórico" y "Movimientos" se han ocultado en este ejemplo, pero con la configuración por defecto se muestran.

• En la tabla inferior izquierda se pueden introducir notas u observaciones.

• En la tabla inferior derecha se muestran los detalles relativos a los movimientos de entrada y salida introducidos:

  • Tipo de movimiento

  • Concepto

  • Forma de pago

  • Importe

  • Centro de coste

REALIZAR PARTE

Para realizar el parte de caja:

1. Elegir el centro y la fecha de la jornada.

2. Pulsar “F5” o el botón "Actualizar" al final de la pantalla.

3. Se mostrará el estado de la jornada.

   • Si el estado es cerrado, no se puede introducir el parte o modificar los datos sin antes REABRIR la jornada.

4. En la pestaña "Detalles" se muestra un resumen de las ventas por cajón y el estado de los mismos.
5. Seleccionar el cajón que se quiere arquear.

6. Antes de comenzar el arqueo se pueden introducir los movimientos que se deseen, aunque también puede hacerse al finalizar el arqueo, según la operativa seleccionada por el centro o negocio.

Introducir Movimientos

Para añadir al parte los movimientos de entrada o salida:

1. Pulsar el botón "Añ Mov." en la parte inferior de la pantalla.

2. Elegir el tipo de movimiento que se desea introducir.
3. En la ventana de movimientos del parte de caja se introducen los datos necesarios, según el tipo de movimiento seleccionado:
4. Para completar el campo "Proveedor" pulsar sobre los puntos (...) para abrir la pantalla de proveedor:

   • Para elegir un proveedor o añadir uno nuevo:

     • Pulsar “Actualizar” o F5 para mostrar la lista de proveedores.

     • Pulsar “Nuevo” para introducir el proveedor nuevo.

     • Se verifica que el Número id fiscal sea válido.

     • Se verifica que el proveedor no esté repetido.

5. Los movimientos se irán añadiendo en la tabla inferior derecha. Los mismos pueden editarse o eliminarse seleccionando la línea de movimiento y pulsando los botones "Ed Mov." o "Eli Mov." al final de la pantalla.

IMPORTANTE

En la ventana de movimientos se pueden configurar los siguientes comportamientos:

- Que los datos "Valor IVA" y "Base imponible" no sean visibles.

- Que aparezca por defecto una única forma de pago.

- Que solo se pueda introducir un tipo de movimiento (Gastos).

Realizar Arqueo

Para realizar el arqueo por cajón:

1. Seleccionado el cajón que se quiere arquear en la tabla de la izquierda, pulsar el botón "Modificar" al final de la pantalla.

2. Introducir el arqueo para cada forma de pago en la tabla de la derecha. La columna "Arqueo" estará en modo edición.
3. Pulsar “Guardar” al final de la pantalla y en este momento se pueden añadir movimientos, si no se ha hecho anteriormente al arqueo, o editar los mismos.

4. Pulsar el botón "Cerrar" en la parte superior, si se ha finalizado el arqueo del cajón.

5. Si se hubiera operado en más de un cajón durante la jornada, se selecciona el siguiente cajón y se repite la misma operación.

6. Después de haber cerrado un cajón se puede volver a abrir pulsando en el botón “Reabrir”, lo que permite hacer alguna modificación.

NOTA

Las formas de pago pueden configurarse de manera que solo estén disponibles las que se encuentran activas en el TPV del centro.

CONFIGURACIÓN

Algunos aspectos de la visualización y el comportamiento del parte de caja pueden modificarse, según las necesidades del centro o negocio, configurando algunas propiedades. Se puede modificar parte de la configuración del parte de caja, tanto desde el Back Store como desde el Front Store.

También deben configurarse varios permisos que permiten el acceso al parte de caja y a las opciones de reabrir y modificar un parte o cajón cerrado.

Permisos

Para acceder a las pantallas de "Parte de caja y arqueo" y "Déficits de Arqueo", se otorgan los permisos en:

• UC_PARTESCAJA: Centros > Parte de caja y arqueo.

• UC_ESTADISTICASDEFICIT: Centros > Déficits de arqueo.

Partes del Front Store:

• UCF_PARTECAJA: Realizar parte de caja desde el Front Store.

• UCF_PARTECAJAANT: Consultar y editar partes de caja de jornadas anteriores (depende de UCF_EDITPARTEANTERIOR).

• UCF_EDITPARTEANTERIOR: Permiso para editar partes de caja de jornadas anteriores.

• UCF_REABRIRPARTE: Permite reabrir un parte de caja cerrado.

• UCF_REABRIRARQUEO: Reabrir arqueo cerrado (va ligado al parámetro ‘TPV_SistemaCierrePorPermisos’ que requiere de permiso para reabrir el arqueo).

• UCF_CERRARJORNADACAJAS. Permitir cerrar todas las cajas desde una máquina. Al cerrar jornada, si hay cajas abiertas pregunta para hacer el cierre.

• UCF_REABRIRJORNADA: Reabrir jornada en Front Store. Solo habilitar al supervisor.

• UCF_VERARQUEOCIEGO: Se dan permisos a un perfil de encargado para que pueda consultar las ventas aunque el arqueo sea ciego.

Permisos de impresión:

• UCF_IMPRIMIRZARQUEOABIERTO: Imprimir el informe Z aunque el parte esté abierto. (Depende de que esté activo el parámetro ‘TPV_SistemaCierrePorPermisos’).

• UCF_IMPRIMIRZARQUEOCERRADO: Imprimir el informe Z solo si el parte de caja se ha cerrado. (Si el arqueo está cerrado y activo el parámetro ‘TPV_SistemaCierrePorPermisos’ permite imprimir y cerrar la jornada).

• UCF_VENTASEMPLEADO: Ver solo las ventas del empleado en el informe Z.

• UCF_IMPRIMIRRESUMENLOCAL: Imprimir resumen local (No comprobado).

Se pueden denegar permisos de manera explícita a algunos perfiles y mantener otros con los siguiente permisos:

• UCF_DENYIMPRIMIRPARTE: Deshabilitar impresiones desde el parte.

• UCF_DENY_PARTEMOVS: No permitir crear movimientos de entrada o salida en el parte de caja.

Propiedades

• 'PCJGENERARPARTEABRIRJORNADA': Permite que el parte de caja se genere automáticamente al abrir la jornada.

  • Valor: Activo por defecto.

• 'TIPOSLPCJEXCL': Define los tipos de líneas de parte de caja excluidas o no permitidas, como tipos de movimientos.

  • Valor: Lista de líneas a excluir, entre 'comillas' y separadas por coma. (Ej.: 'DB','OI','PN')

• 'PARTIDASGASTOEXCL': Define las partidas de gasto que se excluyen para un nodo.

  • Valor: Lista de partidas de gasto a excluir en el parte, entre 'comillas' y separadas por coma.

• 'TPV_ParteFormasPagos': Lista de formas de pago visibles en el arqueo del parte de caja del Back store.

  • Valor: Lista de formas de pago que estarán visibles en el arqueo del parte de caja. Se separan por coma.

• 'TPV_ParteFormasPagosExcl': Define las formas de pago excluidas en el arqueo.

  • Valor: Lista de formas de pago que se excluyen en el arqueo, separadas por coma.

• 'PCJVisibleTeorico': Controla la visualización de las columnas en el arqueo de caja, para poder realizar un arqueo ciego.

  • Valores:

    • S: La columna teórico es visible. Son visibles las columnas Ventas, Movimientos, Teórico, Arqueo y Diferencia.

    • N: La columna teórico no es visible. Son visibles las columnas Ventas, Movimientos, Arqueo y Diferencia.

    • C: Arqueo ciego. Solo son visibles las columnas Movimientos y Arqueo.

• 'LPCJNUMRECIBO': Muestra el número de documento (Recibo) para las líneas de movimientos, en el parte de caja.

  • Valor: Activo por defecto.

• 'TIENEIVA': Muestra el IVA para las lineas de movimientos del parte de caja.

  • Valor: Activo por defecto.

• 'LPCJFORMAPAGODEF'. Define la forma de pago que aparece por defecto en las lineas de movimientos.

  • Valor: Forma de pago. Por defecto aparece "Metálico".

• 'LPCJFORMAPAGOVISIBLE': Permite que estén visibles las formas de pago en las líneas de movimientos.

  • Valor: Activo por defecto.

• 'TPV_ParteFormasPagos': Define qué formas de pago se visualizan en el parte de caja.

  • Valor: Se relacionan las formas de pago que deben aparecer en el parte de caja, separadas por coma (sin comillas). Si no se añade ninguna aparecerán todas.

  • Solo afecta al parte de caja que se visualiza desde el Back Store.

  • Relacionada con las propiedades 'DCFORMASPAGO', 'DCFORMASPAGOPARTEEXCL'y 'TPV_ParteFormasPagosExcl'.

• 'TPV_ParteFormasPagosExcl': Lista de formas de pago excluidas en arqueo.

  • Valor: Se relacionan las formas de pago que no deben aparecer en el parte de caja, separadas por coma (sin comillas).

• 'DCFORMASPAGOPARTEEXCL': Define las formas de pago que admitidas en un documento. Para los partes de caja define las formas de pago relacionadas en las líneas del parte (p.e. regularizaciones).

Configuración para el Parte desde el Front Store

• 'TPV_ArqueoViaPasarela': Incluir pasarelas de pago en el arqueo.

  • Valor: Activado/Desactivado

• 'TPV_ARQOCULTARVENTAS': Ejecuta arqueo ciego en el Front Store. Oculta las ventas teóricas en el arqueo para forzar al usuario a contar el dinero del cajón.

  • Valor: Activado/Desactivado

• 'TPV_ParteCierreConPendientes': Permitir cierre del parte con tickets pendientes.

  • Requiere: 'TPV_CerrarConPendientes' Activo.

  • Valor: Activado/Desactivado

• 'TPV_ImporteEstadoArqueo': Valor de descuadre de arqueo que causa aviso en control de calidad.

  • Valor: Valor configurable solo por modelo o por local.